Panduan Cara Membuat Gap Analysis yang Baik

Gap Analysis adalah bagian dari Importance Performance Analysis atau yang lebih dikenal dengan metode IPA. Metode ini dipakai untuk mengukur dan mengetahui gap (kesenjangan) antara harapan terhadap suatu variabel dengan kinerja variabel itu sendiri.

Gap Analysis yang dimanfaatkan dalam dunia bisnis bertujuan sebagai identifikasi tindakan yang tepat supaya dapat meminimalisir keadaan yang sedang tidak menguntungkan. Melalui analisis ini dapat diperkirakan biaya, sumber daya, dan waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan.

3 Unsur Gap Analysis

Ada 3 unsur dasar yang diperlukan dalam gap analysis, yakni :

Daftar karakteristik kondisi terkini
Daftar keperluan masa yang akan datang
Daftar penyebab kesenjangan

Tahapan Gap Analysis

Setelah memenuhi unsur-unsur di atas, maka selanjutnya Anda harus memahami tahap-tahap melakukan gap analysis. Dalam pelaksanaannya, keselurahan tahap harus dicantumkan dalam gap analysis. Adapun tahap-tahap tersebut antara lain :

Tetapkan proses dan area penting (ranking requirements)
Tentukan kapasitas (degree of fit)
Tentukan solusi yang tepat untuk menyelesaikan kesenjangan (gap resolution)

ilustrasi cara melakukan gap analysis

Cara Membuat Gap Analysis

Mengacu dari unsur dan tahap pembuatan gap analysis yang telah dijelaskan di atas, maka Anda pasti akan mengerti cara membuat gap analysis yang baik. Cara pembuatannya dapat Anda susun sebagai berikut:

Identifikasi keadaan sekarang

Apabila Anda dapat memahami posisi atau keadaan Anda saat ini, maka akan membantu mewujudkan keinginan yang lebih realistis. Selain itu, Anda dapat pula melihat perkembangan yang telah tercapai. Dengan kata lain, bilamana Anda tidak memahami bagaimana dan darimana akan memulai, tentu Anda akan mengalami kesulitan mencapai tujuan yang akan dicapai.

Identifikasi keadaan mendatang

Ada berbagai usaha yang harus dijalani untuk mencapai goal/tujuan, salah satunya Anda harus melakukan pemeriksaan secara detail terhadap rencana strategis yang telah disusun. Tidak sekedar pemeriksaan, Anda juga sebaiknya menentukan target, baik itu target jangka pendek maupun jangka panjang.

Identifikasi kesenjangan

Kesenjangan atau gap yang dimaksud adalah posisi Anda saat ini dan posisi tujuan Anda. Jika Anda mengetahui penyebab terjadinya kesenjangan tersebut, maka sebaiknya kumpulkan dan temukan data secara detail. Untuk mendapatkan jawaban atas kesenjangan secara real, usahakan menjawab dengan benar dan jujur.

Identifikasi solusi yang tepat

Bila Anda dapat menyimpulkan kesenjangan/masalah maka selanjutnya lakukan analisis. Analisa tersebut nantinya akan menjadi solusi yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan, dan jangan lupa memberi tanggal final ketika akan menyelesaikan masalah.

Kesimpulan

Berpikir dan bersikap realistis sebelum menetapkan tujuan. Perubahan yang akan terjadi tentu akan memberi dampak pada diri sendiri maupun orang lain.

Demikian penjelasan yang dapat kami bagikan mengenai cara membuat gap analysis yang baik. Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.